Идеальное событие или как сделать событие полезным

Вам предстоит организовать идеальное событие? Неважно какое – частное или корпоративное, большое или малое? Ведь ваш руководитель может поставить перед вами любую из задач: от организации стандартного делового ужина до поездки на Северный полюс.

И если задача поставлена, а цель вроде бы ясна, и все аспекты вам, казалось бы, очевидны, перед вами зачастую встает вопрос: когда и главное – ЗАЧЕМ? — начинать сотрудничать с ивент-агентством. Ответ на этот вопрос прост: потому что только профессиональное ивент-агентство сделает ваше событие максимально эффективным.

Все дело в том, что ивент-менеджмент – это профессия. Как и любая другая – как профессия токаря. Или юриста. Или бухгалтера. Или дворника, в конце концов.
И в ивент-менеджменте, как и в любой другой профессиональной деятельности, есть свои стандарты и есть свои профессиональные инструменты.

КОНТРОЛЬ

Контроль за событием – это самая очевидная часть работы, самая верхушка айсберга. Что вкладывается в понятие контроля? Это прямое управление мероприятием. Ивент-команда является непосредственным командным пунктом всех событий мероприятия. Ничего не может запуститься без команды из штаба. Штаб контролирует все: подготовку, качество и сроки исполнения всех процессов.

ВРЕМЯ

Ивент-команда на этапе подготовки определяет и следит за дедлайнами (вовремя запустить дизайн, закупить необходимое, согласовать статьи расходов, забукировать услуги и так далее).
Во время самого события команда следит за выполнением тайминга. Для этого составляется подробный технический сценарий.

Но даже если составить очень четкий и подробный поминутный тайм-план (а его обязательно нужно составить!), во время события в большинстве случаев время сдвигается по разным причинам: например, участники события решили задержаться или наоборот приехали раньше, или попали в пробку, или решили раньше уехать – примеров масса. Когда сдвигается время, ивент-команда все-равно работает по плану, но корректирует его по ходу, строго в рамках целей и задач мероприятия.

Характерный пример — свадьба. Жених с невестой задержались на фото-сессии у Эйфелевой башни на 20 минут – так им захотелось. Из-за этого немного сдвигается легкий ланч на Елисейских полях по пути в отель. Ланч сдвинулся, шеф в ресторане предупрежден, но нужна новая порция свежих мидий. Из-за этого ланч удлиняется на 10 минут. Мы имеем сдвиг на полчаса, и понимаем, что в это время в Париже начинается транспортный коллапс, и мы попадаем в пробку по пути в отель. Это забирает еще лишние 15 минут. В итоге к банкету мы имеем сдвиг на 45 минут. Критично ли это? На первый взгляд нет. Но профессионал вам скажет, что это – катастрофа и необходимо принимать срочные меры. Потому что если их не принять, то 45-минутное опоздание выльется в то, что свадебный торт потеряет свежесть к моменту выноса, трюфельный салат на банкете подадут во время танца молодоженов, а Стинг будет петь не 40 минут, а 20 – потому что у него самолет в Лос-Анжелес.

ПОДРЯДЧИКИ

Событие организует ивент-агентство, но в нем принимают участие много людей – артисты, банкетные службы, технические специалисты, осветители, декораторы и прочее и прочее.
Каждая новая услуга выливается в общение с новой компанией, и в этом общении есть своя специфика. Только профи смогут это сделать грамотно.

КООРДИНАЦИЯ

Представьте, идет корпоративный турнир по теннису среди топ-менеджмента. Время ланча – неизвестно. Его нужно подать ровно между вторым и третьим сетом второго круга игры. Это значит во сколько? На старте — неизвестно.

То есть ивент-команда, начиная с определенного времени, должна держать на низком старте кейтеринг, иметь представление о ходе игры, контактировать с судьями, быть на связи со службой сопровождения. То есть постоянно координировать всех участников события, исходя из ситуации.

СИСТЕМА

Профессиональная команда накануне мероприятия разрабатывает четкую систему и схему действия в различных ситуациях. Эта система действий позволяет быстро и четко реагировать на форс-мажоры, которые неизбежны во время события. Именно система и умение реагировать на ситуации в ее рамках – самый мощный инструмент ивентора.

АТМОСФЕРА

Об этой части работы зачастую забывают даже матерые профессионалы. Представьте: разработана четкая система контроля, создан тайм-план, все задания прописаны и донесены, то есть – все идет по плану. Но!

В стремлении к четкости и контролю можно совсем забыть о важнейшей составляющей события – атмосфере. То есть, она конечно, подразумевалась изначально. Но потом вдруг куда-то подевалась. И этот момент нельзя упускать.

Пример: идут важные переговоры и после них задуман банкет с развлекательной программой. Переговоры заканчиваются. Банкет по плану должен начаться сразу. Но профессиональная ивент-команда сначала обязательно «снимет» настроение гостей. Потому что может оказаться так, что переговоры были настолько напряженными и жесткими, что гостям нужна некая пауза, некий «воздух» – им нужно «отойти» от работы, побыть в свободном режиме, выпить. И если атмосфера и настрой «сканируются», то организаторами может быть принято решение о продлении welcome – чтобы гости пообщались, выдохнули, перенастроились.

КОНЦЕПТ

Наконец, главное, зачем нужно агентство – это вопросы концептуального характера. Концепт события – это ключевой момент, краеугольный камень. Без четкого концепта не будет 100-процентного результата. Концепт отвечает на вопросы: как подобрать соответствующее место для события, как стилизовать событие с учетом формата мероприятия и местных особенностей, как построить драматургию события и его ход.
Верная концепция – это 50 процентов успеха события. И придумать ее может исключительно ивент-команда.