Каждый, кто хотя бы раз сталкивался с организацией мероприятия, знает: его посещение и проведение — не одно и то же! Любое мероприятие, подобно театрализованному представлению, переиграть невозможно, поэтому его необходимо не только тщательно спланировать, но и исполнить согласно плану, с первого раза.

Евгений Шаповал, управляющий партнер компании «Время Событий», поделился своим пятнадцатилетним опытом организации событий: рассказал о том, на что следует обратить внимание при подготовке и проведении мероприятий.

Подготовку мероприятия можно разделить на следующие ключевые этапы: определение аудитории участников мероприятия, формулирование его концепции и сценария, выбор места проведения, определение необходимого оборудования, подбор артистов и вспомогательного персонала, составление бюджета.

Работая над концепцией мероприятия, не забывайте, что любое событие — это работа с состоянием гостей. Поэтому, в основе любого мероприятия должен лежать сценарий. Именно благодаря сценарию мы можем грамотно спланировать мероприятие. По возможности привлекаете профессиональных сценаристов мероприятий.

При выборе места проведения обратите внимание на схему рассадки гостей, уточните количество официантов на площадке, узнайте время работы площадки, запросите спецификацию на звук, свет, экран. Если у вас по сценарию будет дискотека, посмотрите, сколько места остается под танцпол. Возможно его будет не так много, как вам хотелось бы.

Заказывая декорирование помещения для проведения праздника, в первую очередь обратите внимание на зону около сцены, задник сцены и главный вход. Не забывайте согласовывать красоту и объем декора столов с кейтеринговой компанией, которая вас будет обслуживать. Может получиться так, что еду выставлять будет некуда.

Если Вы самостоятельно бронируете площадку обязательно уточните количество и качество гримёрок. Невыполнение вами райдеров артистов грозит испорченным настроением выступающих, возможно даже отказом артистов выйти на сцену.

Всегда, прежде чем заказывать оборудование, приглашайте на осмотр площадки специалистов по свету и звуку. Профессиональная оценка помещения позволит подобрать оптимальный комплект аппаратуры для конкретного места, как по цене, так и по отдаче. Мы так же советуем нанимать на время подготовки и проведения мероприятия технического директора, чей опыт и профессионализм существенно сэкономит вам нервы и расходы.

Основополагающим элементом любого события является технический тайминг. Расписание — это каркас, поверх которого выстраивается все остальное. Чем более подробно вы расписываете тайминг, тем вы лучше понимаете мероприятие.  Вы должны прожить мероприятие еще до того, как оно состоялось. Причем желательно — жизнью каждого поставщика или сотрудника. Не забудьте и отдельно составьте тайминг сцены и всех выступлений.

Вы боитесь что-то забыть, или вам просто необходима поддержка? Тогда возьмите в помощь администратора. Эти люди будут планировать и управлять каждым аспектом и процессом вашего мероприятия: логистики, застройка, реализация, демонтаж и окончательная отчетность.

Работая непосредственно на мероприятии, сверяйте свой тайминг с таймингом кейтеринга. Может случиться конфуз, если во-время очень важного выступления официанты начнут менять тарелки и срочно выносить очередное блюдо.

Не забывайте, вы всегда можете снять с себя головную боль даже в день мероприятия. Наймите себе в помощь профессионального координатора мероприятия. Он приступит к работе непосредственно на мероприятии и будет следить за тем, чтобы концепция, созданная вами, воплощалась в действительности.

Заботьтесь о гостях заранее. Договоритесь со службой такси о времени окончания вашего мероприятия и комфортной поездке гостей домой. Пригласите на эту работу хостес.

Задать уточняющие вопросы и получить консультацию по любым аспектам, связанным с организацией мероприятий, вы всегда можете, обратившись к Евгению.

ВРЕМЯ СОБЫТИЙ — компания для самых взыскательных и требовательных клиентов, которые ищут исключительную и индивидуальную услугу по подготовке и координации своих событий. Команда компании имеет опыт администрирования более 1000 мероприятий по всему миру, а также подбора квалифицированного временного персонала для мероприятий.

Автор: Евгений Шаповал, +79037964041, z@24event.ru