Каждый помощник сталкивается с огромным количеством нюансов и задач при планировании поездки для своего руководителя. Каждая деталь является ключевой и, порой, упущение незначительной мелочи приводит к неприятным последствиям.

Ирина Шевченко, основатель и генеральный директор компании Event Travel Group, специализирующейся на тревел-поддержке руководителей с 2009 г., рассказала о тонкостях и нюансах планирования, организации и реализации поездок. О чем нужно помнить и какие вопросы нужно обязательно задать, чтобы сделать правильный бриф для подрядчика и оперативно подготовить предложение.

Итак, важно изначально задать правильные вопросы Руководителю:

  • Выявить цели, продолжительность и даты поездки;
  • Зафиксировать предпочтение по направлению(ям);
  • Уточнить состав участников поездки, степень их родства и знакомства;
  • Детально описать предпочтения по размещению.

При определении направления поездки важно учитывать: климатические особенности,  географическое положение и связанную с ним логистику, визовые требования, календарь событий и праздников в регионе, а также – общую политическую ситуацию, уровень безопасности и оперативности экстренных служб.

Работая над вариантами размещения важно строго придерживаться цели поездки (бизнес или отдых), заранее учесть предпочтения руководителя по международным отельным сетям или отелям, которые его устроили во время прошлых визитов. Обязательно запросите информацию по всем возможным категориями размещения: одноместный, двухместный,  на одном этаже или на разных,  вилла с бассейном или без.

По результатам согласования важно доработать варианты размещения и даты, определить тип питания, трансфер, зафиксировать окончательный состав участников поездки и параметры их логистики. Возможно, дополнительно потребуется заказать определенный набор напитков в минибар, исключить раздражители при наличии аллергии, подобрать обслуживающий персонал, организовать событие или развлекательную программу.

Самый ответственный этап – процесс бронирования. Важно собрать следующие данные:

  • Имена и возраст участников;
  • Номера карт лояльности авиакомпаний и отелей;
  • Номера мест при бронировании билетов на рейс;
  • Формат взаимосвязей участников поездки;
  • Подготовить руминг лист.

При бронирование размещения следует подтвердить варианты согласно руминг листу, коннекту, этажности, балкону.  Обязательно имейте в виду все возможные дополнительные детали: подушки, цветы, дополнительные кровати, минибары, приветственные письма, комплимент при заселении , размеры халатов и тапочек…

Бронирование дополнительных сервисов: вип-сервисы в аэропорте, трансферы согласно количеству участников и багажа,  экскурсии и рестораны, билеты на представления, службы, связанные с организацией специального события.

Важно проконтролировать каждый из пунктов на этапе реализации поездки, так как человеческий фактор может испортить все, что было подготовлено ранее.

Перелет:

  • Выписка билетов согласно классу обслуживания , датам, направлению, правильности написания имен и фамилий, внесению карт лояльности;
  • Бронирование мест на рейсе, питание и  регистрация;
  • Фиксация дополнительных мест на рейсе для животных, велосипедов;
  • Уточнение возможного апгрейда по прибытию в аэропорт.

Размещение

  • Контроль готовности номеров перед заездом согласно полетным данным, возможное согласование бесплатного раннего чекина или чекаута;
  • Контроль конкретно забронированной категории номера;
  • Контроль всех дополнительных пожеланий: подушки, цветы, детские кроватки, чайники…

Дополнительные сервисы

  • Контроль вип-сервиса в аэропорте, чтоб был ассистент и носильщик;
  • Контроль заказанной марки, цвета, года авто, вода, пресса , WIFI в машине, контроль водителя (обязательная связь с ним);
  • Связь с экскурсоводом, контроль подтвержденного маршрута;
  • Готовность всех задействованных структур в организации специального события;
  • Контроль доставки билетов, мест в ресторанах …

В данном чек листе мы постарались изложить самые важные ключевые моменты, которые следует всегда иметь в виду.  И всегда нужно помнить, что подрядчиков нужно выбирать не по цене , а по качеству предоставления услуг, рекомендациям и опыту, иначе скупой платит дважды!

Автор: Ирина Шевченко, +79151129369, irina@event-tg.ru