Стратегическая бизнес-сессия в жерле вулкана, корпоративная регата в Охотском море, тимбилдинг в Антарктиде, свадьба в Грузии – об особенностях корпоративного и частного vip-туризма нам поведал и владелец группы компаний «Академия приключений» Максим Кряжев.

Индивидуальные частные туры вип-класса, как правило, формируются самими участниками и их помощниками – удобный трансфер, любимые отели, нужные гиды. Каков же функционал провайдера? Зачем он нужен?

МК: Разумеется, если речь идет о более-менее традиционном отдыхе, административный персонал клиента без труда справляется сам – как правило, уже четко налажена система логистики, обеспечения бытовых райдеров и прочие особенности. Но когда дело касается организации события, возникают вопросы концептуального характера: подбор соответствующего места, стилизация с учетом формата мероприятия и местных особенностей, построение драматургии события и его ход. Последнее является едва ли не самой главной задачей, потому что от того, насколько точно выстроена драматургия мероприятия, зависит в конечном счете степень эмоциональной удовлетворенности участников.

WWA: Говоря о «драматургии события», вы имеете в виду сценарий мероприятия? То есть, достаточно нанять хорошего сценариста?

МК: Дело скорее не в сценарии, а в следовании главным задачам общей концепции. Приведу характерный пример. Около года назад к нам обратился помощник владельца крупного бизнеса: нужны были интересные и необычные экскурсии в Тбилиси. Во время подготовки выяснилось, что бизнесмен приезжает туда с супругой, чтобы отметить серебряную годовщину свадьбы. До этого в Грузии они не были, и имели весьма романтические представления о стране: национальный колорит, застолье, традиционные песни, тамада. В общем, идея прекрасная. Однако, подготовка мероприятия шла традиционным методом: лучший отель, лучший ресторан, лучшие артисты… В итоге за две недели до события, случайно взглянув на сценарий, мы поняли, что в нем нет того, зачем сюда едут гости – «духа» Грузии, романтики, атмосферы. Подключили к проекту наших креатив-менеджеров. В итоге торжество перенесли в маленький горный городок Сигнахи. Местные называют его Городом Любви и считают, что счастливее места для свадьбы в Кахетии нет. Банкет прошел в мандариновой роще с роскошным видом на виноградники Алазанской долины, вечером наши гости гуляли по узким улочкам, их зазывали в гости, усаживали за стол. Иностранцев в Сигнахи мало, и русская пара получила много внимания, улыбок, добрых пожеланий. Ночевать мы их отправили в горный замок. Рядом с ним была небольшая церковь, и наутро пара приняла решение провести там обряд венчания. В общем, в итоге заказчик получил ровно то, чего ожидал. И этого бы не случилось без профессиональной работы команды креативщиков, сценаристов, менеджеров.

WWA: То есть, четкое выяснение потребностей – это первое, что вы делаете при общении с заказчиком?

МК: Да, и это крайне важный этап в работе. Можно даже сказать, что самый сложный.  Бывает, что запросы бывают очень конкретными: «10 человек, топ-менеджмент, выезд на три дня в Исландию, первый день – стратегическая бизнес-сессия в отеле, второй день – экскурсии, третий день – релакс». Казалось бы, все предельно понятно. Но мы всегда «мучаем» заказчика концептуальными вопросами: «Почему именно Исландия? Какова главная задача путешествия? Что от события ждет тот, кто оплачивает поездку? Какие ожидания от поездки у остальных участников?» Иными словами, нам очень важно понять, как наиболее эффективно могут работать деньги, выделенные на событие. И в процессе обсуждения выясняется, что главной задачей этого выезда является именно интеллектуальный прорыв в бизнес-стратегии команды. Понимая это, мы полностью меняем структуру путешествия: в первый день арендуем комплекс горячих источников под открытым небом, чтобы участники расслабились и полностью забыли про работу, во второй день они участвуют в экстрим-гонке по исландским ледникам, вечером проходят интеллектуальный квест в декорациях «Игры престолов», и только в третий день, обновленные, полные сил и впечатлений, проводят стратегическую бизнес-сессию. И чтобы она не была скучной и обыденной, мы организуем ее на вершине вулкана, куда гостей доставляет вертолет. Прорыв в идеях для бизнеса обеспечен. А если бы мы не задавались вопросом «Зачем это нужно?», все прошло бы по традиционной схеме «Бизнес-активность-релакс». Без реального результата.

WWA: К каким еще вопросам с вашей стороны нужно быть готовым человеку, который решил обратиться к вам за организацией события?

МК: Говоря профессиональным языком, мы стараемся максимально «забрифовать» заказчика, то есть задаем очень много вопросов. Они разные – в зависимости от формата события. Если это тимбилдинг, нам важно понять состав команды (пол, возраст, предпочтения в степени активности, индивидуальные особенности каждого) и главную командообразующую задачу. Иногда может казаться, что ее нет: например, руководитель просто хочет вывезти топ-менеджмент отдохнуть и развлечься в экзотическую страну. Но и в этом случае организаторам расслабляться не стоит, потому что в понятие «отдых» каждый вкладывает что-то свое: кто-то хочет заниматься йогой на рассвете, а кто-то – охотится на аллигаторов. Поэтому в совместном корпоративном отдыхе вдвойне внимательнее нужно отнестись к выбору общей концепции. Большим плюсом всегда является то, когда к организации тимбилдинга со стороны заказчика подключается hr-директор. Еще лучше – если он входит в топ-менеджмент компании. С ним мы, как правило, сразу переходим на профессиональный язык, что убыстряет процесс коммуникации.

Отдельная история – партнерские туры. Часто руководитель компании хочет организовать путешествие для особо важных клиентов фирмы, бизнес-партнеров, ключевых поставщиков или дистрибьютеров. В этом случае ко всем вышеперечисленным вопросам добавляется сложная задача по учету особенностей и традиций компаний, представители которых едут в тур: их рабочий график, детали бытовых райдеров и трансферов, соотношение статусов и процедур в ходе мероприятия. Эти вопросы мы также зададим, если не на первой встрече, то на второй точно.

Организация деловых приемов, ужинов, конференций, переговоров – процедура их обсуждения и подготовки стандартна, но она быстро обрастает многочисленными нюансами и подробностями, в которых сориентироваться сможет только опытный специалист.

Ну, и наконец, частные мероприятия для руководителей компаний. Несколько лет назад мы вывели это направление работы в отдельную структуру нашего бизнеса, поскольку специфика работы с таким клиентом подразумевает тесное личное общение с ним, его окружением и выстраивание предельно честных и доверительных отношений. Как показывает практика, боссы достаточно редко дают поручения своим помощникам организовать свадьбу или юбилей, но если это происходит – необходимо как можно скорее найти очень профессиональное event-агентство, потому что сделать хорошую свадьбу гораздо труднее, чем самый сложный многофункциональный корпоративный выезд.

WWA: Вы обозначили достаточно большой круг вопросов, по которым к вам может обратиться личный помощник руководителя. Как оперативно вы реагируете на запрос? Есть ли у вас какие-то готовые продукты для разных задач?

МК: У нас есть готовые кейсы под задачи. Как правило, мы можем их предоставить сразу после заявки. Однако, это не самый эффективный путь, если речь идет о максимальном качестве уже на первом этапе работы. К примеру, вашему боссу нужен очень хороший костюм от знаменитого английского портного. Вы же не потребуете прислать его сразу? Нужно снять мерки, подобрать материал, потом — как минимум две примерки. Точно та же история с идеальным событием: профессиональная компания-провайдер никогда не станет закидывать многочисленными предложениями, она тоже сначала «снимет мерки», и сделает одно-два качественных эксклюзивных предложения. С другой стороны, мы хорошо понимаем, каков сейчас ритм жизни и какова скорость принятия решений, поэтому в каждом конкретном случае просчитываем оптимальные способы узнать как можно больше о задачах заказчика. Скажу честно: мы никогда  еще не отработали мероприятие по готовому стартовому предложению. Готовые кейсы, скорее, вдохновляют заказчиков на свою собственную, индивидуальную историю и позиционируют нас как поставщика и реализатора идей.

WWA: По сути, получается, что вы продаете оригинальные идеи?

МК: Скорее, мы продаем воплощение оригинальных идей в реальности в рамках бюджета. Это будет точнее. Расскажу вам еще одну историю, она очень показательна. Сын владельца крупной компании обратился за советом: что подарить отцу на 70-летие? Вопрос архисложный: возможности у семьи большие, подарков  за многие годы передарено множество, юбиляр ни в чем не нуждается… Стали изучать биографию виновника торжества – тоже ничего необычного, все стандартно – школа, институт, семья, карьера… И вдруг в семейном архиве юбиляра один из наших специалистов наткнулся на старую вырезку из советской районной газеты: «Солдат спас жизнь». Короткая такая заметка, с размытой фотографией. Пишут о том, что рядовой NN (наш именинник), находясь в увольнении в городе Ржеве, увидел тонущего в реке мальчика, бросился в воду и вытащил утопающего. Стали осторожно опрашивать семью юбиляра: сына, жену – выясняется, что да, действительно был такой факт, юбиляр о нем помнит, но более ничего – ни контактов спасенного мальчика, ни его дальнейшей судьбы. Чувствуя в этой истории потенциал, мы решили найти того самого мальчика. Нам потребовалось на это десять дней. Мы его нашли. В Санкт-Петербурге. Ему уже 60, он бывший моряк. Связал свою жизнь с морем, чтобы избавиться от страха перед водой – тот случай в реке стал для него ключевым и поворотным в жизни. Ничего не говоря юбиляру, мы привезли этого «мальчика» во Ржев, взяли с собой съемочную группу и записали интервью на месте событий 50-летней давности. Это видео и стало подарком имениннику на торжестве. И это было, сами понимаете, очень впечатляюще: тут и удивление, и слезы, и смех, и радость, и воспоминания – все сразу. Попробуйте сами ответить на вопрос – что же мы продали заказчику в этом конкретном случае?

WWA:  Да, пример впечатляющий. А бывало так, что сам клиент удивлял вас своей идеей или каким-то необычным требованием?

МК: Лет пять назад обратился постоянный корпоративный клиент с частным запросом: «Хотим с супругой попасть в Париж 70-х годов». Мы привыкли к разного рода неожиданностям, но тут поначалу слегка опешили. Выяснилось, что пара только что поженилась, оба люди состоявшиеся, примерно одного возраста, причем не совсем молодого – около 50-ти. Так вот, выяснилось, что они оба, еще до знакомства друг с другом, в глубокой юности, страстно мечтали попасть в Париж. Разумеется, они там побывали, много позже, и – обычная история! – Париж их разочаровал: толпы туристов, грязные улицы, арабские рынки… И вот они, много раз бывавшие в шумном, некрасивом, разочаровавшем их Париже, хотят вернуть себе мечту, город любви, который жил в них самих в далекие 70-е, когда они были юными. Такие запросы и проекты, которые за ними следуют, случаются не каждый день, но они вдохновляют нас на большие свершения.